Une fois constatés, les flux économiques sont enregistrés par la comptabilité selon des principes relatifs au système d’organisation comptable qui se décompose en différentes étapes.
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Définition :
Le journal est un livre comptable sur lequel sur lequel les éléments affectant
le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opérations par opération et
jour par jour. | ||||||||
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Modalités d’enregistrement des opérations au
journal : Ces modalités sont décrites dans l’article 3 du décret du 29 novembre 1983 que nous avons déjà étudié qui précise que « tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie ». Il est donc prévu que l’enregistrement d’un flux au journal stipule :
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| Forme du journal |
Le journal en comptabilité s’appelle « livre-journal » en ce sens où il est constitué d’un ensemble de feuillets reliés entre eux et cotés (c’est-à-dire numérotés). Ces feuillets une fois remplis sont par la suite paraphés les uns après les autres c’est-à-dire qu’une fois remplis ils sont signés par le responsable. Enfin, le livre-journal ne doit présenter ni blanc ni altération d’aucune sorte.
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| Présentation traditionnelle |
JOURNAL
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Numéro des comptes débités |
Numéro des comptes crédités |
Date
intitulé des comptes débités intitulé des comptes crédités
description de l’opération, numéro de la pièce justificative |
Sommes au débit |
Sommes au crédit |
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Date
intitulé des comptes débités intitulé des comptes crédités
description de l’opération, numéro de la pièce justificative |
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Date
intitulé des comptes débités intitulé des comptes crédités
description de l’opération, numéro de la pièce justificative |
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Date
intitulé des comptes débités intitulé des comptes crédités
description de l’opération, numéro de la pièce justificative |
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Date
intitulé des comptes débités intitulé des comptes crédités
description de l’opération, numéro de la pièce justificative |
Chaque élément identifié est alors appelé « article » du journal.
Ce n’est qu’une fois qu’elles sont enregistrées au livre-journal que les sommes sont reportées dans les comptes concernés. L’ensemble des comptes d’une entreprise étant appelé en comptabilité « grand-livre ».
Le livre-journal unique est souvent est souvent divisé en « journaux divisionnaires » qui présentent l’avantage d’être plus facile à utiliser pour les saisies des opérations, plus rapides à consulter et donc à contrôler. Parmi ces journaux divisionnaires, on distingue souvent le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal de caisse et le journal des opérations diverses. Ces journaux divisionnaires ont été repris par les logiciels comptables utilisés par les entreprises.
Comme les opérations sont enregistrées selon le principe de l’enregistrement en partie double, le total de la colonne débit est forcément égal au total de la colonne crédit.
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Définition :
La balance est un
document de contrôle qui permet d’obtenir un descriptif des éléments du
patrimoine de l’entreprise ainsi que les composantes du compte de résultat. | ||||||
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Modalités d’enregistrement des opérations au
journal : Sont enregistrés dans la balance l’ensemble des comptes qui ont connu des variations au cours de l’exercice écoulé. Le document ainsi crée se présente sous la forme d’un tableau comprenant :
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| Présentation traditionnelle : |
BALANCE
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Comptes |
Sommes |
Soldes |
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Numéro |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
Débiteurs |
Créditeurs |
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La balance simplifie donc l’analyse des opérations ayant été enregistrées au cours d’un exercice et permet l’édification du bilan et du compte de résultat de l’entreprise. Comme il repose lui aussi sur des opérations enregistrées selon le principe de l’enregistrement en partie double, un contrôle de la bonne tenue des comptes passera par le constat suivant :
Total Débits = Total crédits
où
Total soldes débiteurs = total soldes créditeurs
Les principaux documents comptables
L'organisation du système comptable
